MS–Word Mailings Tab in Hindi_ एमएस वर्ड में मेलिंग टैब क्या है? आइए जानें हिंदी में

 एम.एस. वर्ड में मेलिंग के उपयोग व जानकारि आइए जाने हिंदी में

MS Word Mailing Tab

Mailing Tab – इस बटन में मास में लिंग से संबंधित कमांड्स होती हैं; जैसे – Create, Start Mail Merge, Write Insert Fields, Preview Results, Finish

यदि आप अपने कंप्यूटर कीबोर्ड से Alt + M दबाकर MS–Word के मेलिंग टैब को सक्रिय कर सकते हैं। या आप इसे माउस द्वारा भी उपयोग कर सकते हैं। मेलिंग टैब को कई समूहों में विभाजित किया गया है। प्रत्येक समूह में एक विशेष कमांड से संबंधित बटन्स होती है।

MS Word Mailing Tab

(1) क्रिएट ग्रुप (Create Group) 

इस समूह के माध्यम से आप डाक्यूमेंट्स में लिफाफे (Envelopes ) और लैब्स (Lables ) बना सकते हैं। जैसे, मेलिंग, एड्रेस लेबल्स, फाइल फोल्डर लेबल आदि। 

Envelopes – यह विकल्प आपको वर्ड डॉक्यूमेंट पेज पर Letter इत्यादि का Envelopes (लिफाफा) क्रिएट और प्रिंट करने की सुविधा प्रदान करता हैं। 

Labels – आप इस ऑप्शन का उपयोग लेबल या अलग-अलग लेबल की शीट क्रिएट और प्रिंट करने के लिए करते हैं। 

(2) स्टार्ट मेल मर्ज ग्रुप (Start Mail Merge Group) 

मेल मर्ज की प्रोसेस इस समूह के साथ ही शुरू होती है। और जिसे आप मेल भेजना चाहते हैं, उन्हें जोड़ सकते हैं। यानी, Recipients List Create, Edit, Delete कर सकते हैं। 

Start Mail Merge – इस पर क्लिक करने पर आपके सामने एक ड्राप-डाउन लिस्ट ओपन होती है जिसमे Letter, E-Mail Messages, Envelopes, Labels, Directory, Normal Word Document और Step-by-Step Mail Merge Wizard जैसी कमांड्स शामिल की गयी है। जिनका उपयोग आप कई प्रकार के ऑफिस लेटर को कम समय में अपने कस्टमर इत्यादि को भेजने करने के लिए कर सकते हैं। 

Select Recipients – इस ऑप्शन का उपयोग प्राप्तकर्ताओं की सूची का चयन करने के लिए किया जाता हैं। 

(3) राइट and इन्सर्ट फ़ील्ड ग्रुप (Write and Insert Fields Group) 

जब आप उपरोक्त दोनों समूहों का काम पूरा कर लेते हैं तब यह समूह काम में आता है। अन्यथा आप इस समूह का अलग से उपयोग नहीं कर सकते। क्योंकि इसके कमांड सक्रिय नहीं होती हैं। इस समूह के माध्यम से आप अपने मेल में एक्स्ट्रा फील्ड्स डाल सकते हैं, किसी विशेष मेलिंग एड्रेस को ब्लॉक कर सकते हैं। और आप ग्रीटिंग लाइन जोड़ सकते हैं। और आप इन सभी कार्यों को प्रत्येक Recipient के लिए अलग-अलग कर सकते हैं। 

Highlight Merge Fields – आप इस ऑप्शन का उपयोग कर हम अपने डॉक्यूमेंट में अलग-अलग मेल मर्ज फील्ड को हाईलाइट करने के लिए कर सकते हैं। 

Address Block – Mail Merge Document में Address इन्सर्ट करने के लिए इस विकल्प का चयन करें। यह कैसे करना हैं, इस बारे में जानकारी के लिए आप वर्ड ट्रेनिंग वेब पेज पर मेल मर्ज डॉक्यूमेंट देख सकते हैं। 

Greeting Line – आप इस ऑप्शन का उपयोग कर हम अपने वर्ड डॉक्यूमेंट में अभिवादन (ग्रीटिंग लाइन) इन्सर्ट करने के लिए कर सकते हैं। 

Insert Merge Field – मर्ज फील्ड की सूची प्रदर्शित करने के लिए जिसे डॉक्यूमेंट में इन्सर्ट किया जा सकता है। इस विकल्प का प्रयोग करें। मर्ज फील्ड सीधे डेटा सोर्स से आते हैं जो डॉक्यूमेंट से अटैच्ड होते हैं। डॉक्यूमेंट में इन्सर्ट करने के लिए Field के नाम का चयन करें। 

Rules – डॉक्यूमेंट में विशेष फील्ड डालने के लिए मानदंड निर्दिष्ट करने के लिए आप इस ऑप्शन का प्रयोग कर सकते हैं। उदाहरण के तौर पर Conditional Statement।

Match Fields – मेल मर्ज में वर्ड को डिफ्रेंट फ़ील्ड्स का अर्थ बताने के लिए इस ऑप्शन का प्रयोग करें। 

Update Labels – जब मेल मर्ज डॉक्यूमेंट के पहले लेबल में फ़ील्ड या कोई और आइटम इन्सर्ट किये जाते हैं, तो यह फील्ड शेष लेबलों को सामान इनफार्मेशन से भर देगी। 

(4) प्रीव्यू रिजल्ट ग्रुप (Preview Results Group) 

जब आपका मेल मर्ज का काम पूरा कर लेते है, तब आप अपने काम का प्रीव्यू इस समूह में कमांड के माधयम से देख सकते हैं। 

First Record – Recipient list में पहला रिकॉर्ड देखने के लिए इस ऑप्शन पर क्लिक करें। 

Preview Record – Recipient list में पिछला रिकॉर्ड देखने के लिए इस ऑप्शन पर क्लिक करें। 

Go to Record – Recipient list में विशिष्ट रिकॉर्ड देखने के लिए इस ऑप्शन का चयन या चुनाव करें। 

Next Record – Recipient list में अगला रिकॉर्ड देखने के लिए इस ऑप्शन पर क्लिक करें। 

Last Record – Recipient list में अंतिम रिकॉर्ड देखने के लिए इस ऑप्शन पर क्लिक करें। 

Find Recipient – इस ऑप्शन का प्रयोग सर्च फीचर को एक्सेस करने के लिए करें। एक बार डायलॉग बॉक्स में आप Recipient List में एक रिकॉर्ड सर्च कर सकते हैं। 

Check For Errors – किसी भी फील्ड नाम Errors के लिए मेल मर्ज मुख्य डॉक्यूमेंट को चेक करने के लिए इस कमांड का उपयोग करें।

(5) फिनिश ग्रुप (Finish Group) 

इस समूह के द्वारा आप मेल मर्ज प्रोसेस को समाप्त करते है

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