MS Excel क्या है आइए जानें हिंदी में पूरी जानकारी
MS-Excel 2007
Introduction :- एम एस एक्सेल जिसका पूरा नाम 'Microsoft Excel' है तथा इसे 'Excel' के नाम से भी जानते है, एक Spread Sheet Program है,
एम.एस वर्ड की तरह ही एम.एस एक्सेल भी एक एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर है इसके सहायता से हम वर्क बुक या बुक तैयार कर सकते हैं वर्क बुक से हम कार्य करने के लिए शीट या वर्कशीट का प्रयोग करते हैं एक्सल के उपयोग से हम जब एक नई फाइल तैयार करते हैं तो इसका एक्सटेंशन .XLSX होता है Excel का मुख्य कार्य गणितीय या टेबलो से संबंधित कार्य होती है MS Excel Microsoft Office Suite का एक भाग है।
EXCEL को प्रारंभ करना :-
1) Excel के आइकन पर डबल क्लिक करके
2) Start -> All Program -> ms office -> ms excel
3) Start -> Run command -> ms excel
MS Excel Window में उपलब्ध सभी टूल्स को आइए जाने :- नीचे दिए गए चित्र से आइए इसे समझें।
Office Button :- यह वह बटन है जो एक्सेल शीट में सबसे ऊपर बाएं कोने में बने बटन को ऑफिस बटन कहते हैं इस बटन को फाइल टैब (File Tab) भी कहते हैं इस बटन पर क्लिक करने पर ओपन(Open), सेव (Save) सेव एज़ (Save As), प्रिंट (Print) रीसेंट डॉक्यूमेंट (Recent Document) आदि विकल्प प्रदर्शित होते हैं।
Quick Access Toolbar :- यह टूलबार Title bar का एक छोटा–सा टूलबार होता है जिसमें कुछ सामान्य एवं अधिकतम उपयोग में लाए जाने वाले कमांड के शॉर्टकट उपलब्ध होते हैं जैसे – सेव, अनडू , रीडू आदि।
Ribbon :- रिबन कमांड टाइटल बार के ठीक नीचे डिस्प्ले होती है रिबन में कमांड्स लॉजिकल ग्रुप में व्यवस्थित होती है जो टैब्स के अंतर्गत संग्रहित होती है आप एक्टिव टैब पर डबल क्लिक करके रिबन को छिपा सकते हैं।
Tab :- रिबन का वह भाग जिसमें बटन एक समूह में व्यवस्थित होते हैं जैसे— Home, Insert, Page, Layout, Reference, Mailings, Review, View, (Default Tab) आदि।
Title Bar :- किसी भी सॉफ्टवेयर को ओपन करने पर सॉफ्टवेयर विंडो के सबसे ऊपर वाले भाग को टाइटल बार कहते हैं क्योंकि उस पर ही सॉफ्टवेयर का नाम शो होता है।इनके तीन बटन होते हैं।
Minimize Button :- इस बटन की सहायता से हम अपने एक्सेल के विंडो को छोटा कर सकते है वह स्थाई रूप से बंद ना हो कर टास्कबार में एक बटन के रूप में बदल जाता है इसे अण्डरस्कोर ( – ) से प्रदर्शित किया जाता है।
Maximize/Restore Button :- इस बटन के प्रयोग से हम विंडो के साइज को छोटा छोटा कर सकते हैं। और अपने अनुसार साइज को छोटा बड़ा भी कर सकते हैं और जरूरत पड़ने पर फुलस्क्रीन भी कर सकते हैं।
Close Button :- टाइटल बार के दाएं और एक बॉक्स होता है जिस पर (×) चिन्ह होता है जब आप इसे माउस प्वाइंटर से क्लिक करते हैं तब जो भी ओपन किया गया सॉफ्टवेयर होता है वह बंद हो जाता है।
Group :- यह टैब पर उपस्थित बटनों का एक ऐसा समूह होता है, Exa.— Clipboard, Font, Paragraph, Number, Editing इन्हें ही ग्रुुुप कहते हैं।
Ruler Bar :- एक्सेल में रूलर बार विंडो के टेक्स्ट एरिया के ऊपर भाग में होती है इसका उपयोग डॉक्यूमेंट में पेज मार्जिन को सेट करने के लिए किया जाता है।
Stetus Bar :- एक्सेल में स्टेटस बार विंडो में टेक्स्ट एरिया(Area) के नीचे भाग में होती है स्टेटस बार की सहायता से हम पेज को बड़ा तथा छोटा करके देख सकते है ।
क्योंकि यह व्यू (View) एवं जूम (Zoom) को परिवर्तित करने के लिए शॉर्टकट भी प्रदर्शित करता है।
Sheet Tab :- एक्सेल में डिफाल्टर रूप में 3 ब्लैंक वर्कशीट टैब होते हैं। यूजर आवश्यकतानुसार किसी भी टैब को चुनकर उस पर कार्य कर सकता है।
Text Area/Worksheet Area :- यह वह क्षेत्र होता है जहां यूजर अपने सैल में डाटा टाइप करता है यह क्षेत्र रो एवं कॉलम से मिलकर बना होता है प्रत्येक सैल के चारों ओर लाइनें होती हैं जिन्हें ग्रिड लाइनें कहते हैंं।
Zoom Button :- इस बटन की सहायता से डॉक्यूमेंट विंडो में अपने द्वारा तैयार किए गए कंटेंट को छोटा या बड़ा करके देख सकते हैं।
एमएस एक्सेल की विंडो से संबंधित कुछ महत्वपूर्ण शब्दावली :-
1. Work book/Book :- एम.एस एक्सल ओपन करते ही यूजर को कार्य करने के लिए जो जगह दी जाती है उसे ही वर्क बुक या बुक कहा जाता है।
2. Work sheet/Sheet :– वर्क बुक खुल जाने के बाद यूजर जिस जगह पर कार्य करता है उस जगह को वर्कशीट या शीट कहते हैं ।
एम एस एक्सेल में पहले से 3 शीट मौजूद होती है प्रत्येक शीट कॉलम और रो से मिलकर बनी होती है और एक शीट में यह प्रत्येक शीटों में 1048576 रो (Row) और 16384 कॉलम (Column) होते हैंं।
हमारे सीट के सबसे लास्ट कॉलम का नाम XFD होता है सीट के चारों कोणों में जाने के लिए एरो चिन्हों के माध्यम से सभी को नमन पहुंच सकते हैं।
3. Cell – हमारी वर्कशीट कुछ छोटे-छोटे बॉक्स या डिब्बों से मिलकर बनी होती है इस छोटे डिब्बों को भी सेल कहते हैं।
4. Active Cell – यूजर जिस सैल को क्लिक करके सिलेक्ट या चुनता है उसे एक्टिव सेल कहते हैं एक्टिव सैैैल को हम उसकी सैल एड्रेस से पहचानते हैं।
5. Formula Bar – वर्क बुक में कार्य करने करते समय किसी सैलो में लिखा गया टेक्स्ट फार्मूला फंक्शन या फॉर्मूला बार में प्रदर्शित होता है।
6. Name Box – यूजर जिस एक्टिव सेल में कार्य करता है उसकी जानकारी नेम बॉक्स में प्रदर्शित होती है।
7. Call Range – सैल रेंज को प्रदर्शित करने के लिए वर्कशीट में कार्य करते हुए यूज़र जितने सैलो को कार्य के लिए चुनता है वह सैल रेंज कहलाता है।
सैल रेंज मुख्य तीन प्रकार के होते हैं।
(i) Horizontal Cell Range – सैलो को क्षैतिज रूप से (दाएं से बाएं) सिलेक्ट करने के लिए यह यह तरीका अपनाया जाता है।
(ii) Vertical Cell Range – सैलो को ऊर्ध्वाधर रूप से (ऊपर से नीचे) सिलेक्ट करने के लिए यह यह तरीका अपनाया जाता है।
(iii) Custom Cell Range – यदि यूज़र अपने जरूरत के अनुसार सैलो को सेलेक्ट करता है तब वह कस्टम सैल रेंज कहलाता है।
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